Privacybeleid

De Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) – Verordening 2016/679 van het Europees parlement en de raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG – bepaalt dat overheidsorganisaties een functionaris gegevensbescherming moeten aanstellen.

In zitting van de Raad van Bestuur van 12 juni 2018 werd bijgevoegde privacyverklaring met onmiddellijke ingang goedgekeurd, en werd de heer Andranik Grigoryan met onmiddellijke ingang aangesteld als functionaris gegevensbescherming  zoals bedoeld in de artikel 37 van de Europese verordening 2016/679 inzake gegevensbescherming.

Jouw privacy is erg belangrijk voor ons. We willen jouw persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we van jou als natuurlijk persoon verzamelen en verwerken. We hebben het hier voortaan altijd over gegevens van jou als burger, klant of als andere betrokkene, zoals bijvoorbeeld begunstigde, contactpersoon in een bedrijf, enz. In welke hoedanigheid ook, je rechten blijven dezelfde en onze organisatie gaat even zorgzaam om met je gegevens.

Bij het Woon- en Zorgbedrijf Wervik wordt er veel gewerkt met persoonsgegevens van klanten, medewerkers en(keten) partners. Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld bij de klanten voor het goed uitvoeren vande contractuele taken. De klant moet erop kunnen vertrouwen dat het Woon- en Zorgbedrijf Wervik zorgvuldig enveilig met de persoonsgegevens omgaat. In deze tijd gaat ook het Woon- en Zorgbedrijf Wervik mee met nieuweontwikkelingen. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en een steeds meer digitale overheid stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. Het Woon- en Zorgbedrijf Wervik is zich hier van bewust en zorgt ervoor dat de privacy gewaarborgd blijft. We doen dit onder andere doormaatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole. Het bestuur en management spelen een cruciale rol bij het waarborgen van privacy. Het Woon- en Zorgbedrijf Wervik geeft middels dit beleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van het Woon- en Zorgbedrijf Wervik. Het privacybeleid van het Woon- en Zorgbedrijf Wervik is in lijn met het algemene beleid van het Woon- en Zorgbedrijf Wervik en de relevante lokale, regionale, nationale en Europese wet- en regelgeving.

Hieronder worden een aantal definities naar voren geschoven die de diverse bepalingen in deze privacyverklaring verduidelijken.

• Persoonsgegevens: deze privacyverklaring heeft enkel een impact op het verwerken van persoonsgegevens. Dit type van gegevens wordt door de relevante wetgeving beschreven als: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”). Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. Verwerking: in deze privacyverklaring zal vaak de term “verwerking” worden gebruikt om aan te geven dat het Woon- en Zorgbedrijf Wervik iets doet met de persoonsgegevens. Het verwerken van persoonsgegevens wordt als volgt gedefinieerd: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
• Verwerkingsverantwoordelijke: met de verwerkingsverantwoordelijke bedoelen we in deze privacyverklaring het Woon- en Zorgbedrijf Wervik. Dit wordt als volgt omschreven door de wetgeving: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
• Verwerker: het Woon- en Zorgbedrijf Wervik zal vaak met partners werken die al dan niet inzage hebben in jouw persoonsgegevens. De “verwerker” wordt als volgt gedefinieerd: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

Het Woon- en Zorgbedrijf Wervik kan op basis van verschillende rechtsgronden persoonsgegevens van burgers en klanten verzamelen en verwerken. We lijsten deze rechtsgronden hieronder op, telkens met een woordje uitleg:

• De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden
• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen
• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust
• De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen
• De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen.

Het verzamelen van persoonsgegevens gebeurt op drie manieren:

• Het Woon- en Zorgbedrijf Wervik vraagt rechtstreeks bij jou je persoonsgegevens op
• Het Woon- en Zorgbedrijf Wervik raadpleegt bovenlokale authentieke gegevensbronnen van de overheid, zoals het rijksregister en de kruispuntbank sociale zekerheid
• Het Woon- en Zorgbedrijf Wervik ontvangt jouw persoonsgegevens van andere overheidsinstanties, zorginstellingen, … in kader van jouw aanvraag.

De verwerkingen van persoonsgegevens gebeuren door medewerkers van het Woon- en Zorgbedrijf Wervik. Alle medewerkers vallen onder het wettelijke beroepsgeheim en ondertekenen een vertrouwelijkheidsverklaringen deontologische code. Wij doen er alles aan om onze medewerkers continu bij te scholen over het belang van privacy en gegevensbescherming.

De medewerkers maken gebruik van geautomatiseerde systemen, die aangekocht zijn bij derden. Naast de IT-leveranciers, heeft het Woon- en Zorgbedrijf Wervik ook contracten in functie van personeelsbeheer, juridische bijstand, … Deze leveranciers zijn verwerkers die in opdracht van het Woon- en Zorgbedrijf Wervik persoonsgegevens behandelen. Om de privacy te garanderen, is een verwerkersovereenkomst met deze leveranciers afgesloten. Deze leveranciers zijn gehouden aan dezelfde rechtsgronden en beveiligingsmaatregelen als deze die van toepassing zijn op het Woon- en Zorgbedrijf Wervik.

Het Woon- en Zorgbedrijf Wervik kan samenwerken met andere instanties. Deze partijen kunnen ook persoonsgegevens uitwisselen. Om de privacy te garanderen maken we altijd contractuele afspraken over finaliteit, proportionaliteit, vertrouwelijkheid en beveiliging van de gegevensuitwisseling.

Het Woon- en Zorgbedrijf Wervik kan ook jouw persoonsgegevens vrijgeven: (i) indien wij hiertoe verplicht zijn volgens de wet of een ander wettelijk proces; (ii) indien jij hier jouw geïnformeerde toestemming voor hebt gegeven; (iii) aan wetshandhavingsautoriteiten of andere overheidsinstanties in overeenstemming met hun wettelijke bevoegdheden; (iv) wanneer wij denken dat vrijgave noodzakelijk of passend is om lichamelijke schade te voorkomen; of (v) in verband met een onderzoek van vermoede of effectieve frauduleuze of illegale activiteiten.

Het Woon- en Zorgbedrijf Wervik bewaart en verwerkt jouw gegevens in hoofdzaak binnen de Europese Unie. Het Woon- en Zorgbedrijf Wervik zal ook enkel IT-systemen gebruiken die binnen de Europese Unie actief zijn.

Indien er geen gelijkwaardig alternatief is binnen de zone kan het Woon- en Zorgbedrijf Wervik gebruikmaken van toepassingen die gegevens verwerken in landen buiten de Europese Unie, voor zover deze toepassingen voldoendewaarborgen geven dat ze voldoen aan de Europese verordening, bij voorkeur omdat ze zich in de zogenaamd veilige landen bevinden.

Het Woon- en Zorgbedrijf Wervik bewaart persoonsgegevens en baseert zich hiervoor op de wettelijk vastgelegde bewaartermijnen.

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Na het verstrijken van deze termijnen worden de persoonsgegevens vernietigd volgens de procedure die beschreven staat in het informatieveiligheidsbeleid.

Het Woon- en Zorgbedrijf Wervik treft gepaste administratieve, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige verwijdering, onopzettelijk verlies, ongeoorloofde aanpassing, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang, misbruik en enige andere onwettelijke vorm van verwerking van de persoonsgegevens in ons bezit. De mate van beveiliging wordt bepaald door een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.

10.1 Je kunt je gegevens inkijken

Wil je inzage in de gegevens die het Woon- en Zorgbedrijf Wervik over jou verwerkt, laat het dan weten. Als je je recht van inzage uitoefent zal het Woon- en Zorgbedrijf Wervik je een zo volledig mogelijk overzicht geven van jouw gegevens. Het is mogelijk dat sommige persoonsgegevens uit klassieke back-upbestanden, log-, historiek- of archiefbestanden niet opgenomen zijn in dit overzicht. Deze gegevens maken geen deel uit van de courant verwerkte persoonsgegevens en zijn daarom niet onmiddellijk beschikbaar. Ze kunnen daarom ook niet worden meegegeven. Ze worden wel verwijderd uit deze bestanden volgens standaardprocessen.

10.2 Je kan je gegevens laten verbeteren

Het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die het Woon- en Zorgbedrijf Wervik over jou heeft opgeslagen niet(meer) correct zijn. Je kan altijd vragen om die gegevens te laten verbeteren of te vervolledigen.

10.3 Je kan je gegevens laten verwijderen

Als je vermoedt dat het Woon- en Zorgbedrijf Wervik bepaalde gegevens onrechtmatig verwerkt, dan kan je vragen om ze te verwijderen.

10.4 Je kan je verzetten tegen bepaald gebruik van gegevens

Ben je het niet eens met de manier waarop het Woon- en Zorgbedrijf Wervik bepaalde gegevens verwerkt, dan kan je jou daartegen verzetten. Verzet dat wij zullen inwilligen tenzij er dwingende gronden zijn om dat niet te doen.

10.5 Je kan soms weigeren dat je gegevens volledig automatisch worden verwerkt

Het Woon- en Zorgbedrijf Wervik maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

10.6 Je kan vragen om je gegevens over te dragen aan een derde partij

Je hebt het recht om te vragen om persoonsgegevens die je zelf aan het Woon- en Zorgbedrijf Wervik hebt verstrekt, aan jou of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen.

De privacywetgeving voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens.

Het Woon- en Zorgbedrijf Wervik kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vind je altijd op http://www.wzbwervik.be/privacybeleid. Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging informeert het Woon- en Zorgbedrijf Wervik je via zijn website of andere communicatiekanalen.

Het Woon- en Zorgbedrijf Wervik heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Deze bewaakt de toepassing van de wettelijke verplichtingen inzake gegevensbescherming en kan u aanspreken als u vragen heeft bij de uitoefening van de hierboven opgesomde rechten die u geniet.

C-smart

privacy@c-smart.be

Cipalstraat 3 | B2440 Geel

Indien u vragen of opmerkingen heeft over ons beleid “bescherming van persoonsgegevens”, of indien u uw rechten wenst uit te oefenen of de informatie die wij over u

Woon- en Zorgbedrijf Wervik

Steenakker 30

8940 Wervik

056 300 200

privacy@wzbwervik.be

Om te vermijden dat iemand anders je rechten uitoefent, kan het bestuur je identiteit verifiëren. Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wilt uitoefenen. Dan kan het bestuur je vraag concreet en correct behandelen.

Wil je meer informatie of ga je niet akkoord met het standpunt van het bestuur? Surf dan zeker naar de site van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Je kunt ook daar een klacht indienen.